Conditions générales de vente

ARTICLE 1 : GÉNÉRALITÉS

HELENE TOP ASSIST, immatriculée à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat sous le numéro SIREN 820 608 552 représentée par Hélène TOP, ci-après dénommée « le Prestataire » est une Micro-Entreprise spécialisée dans le service administratif et la gestion des ressources humaines à destination des professionnels, ci-après dénommés « le Client ». Le siège social est établi au 19 rue Bertrand Garipuy à Saint André de Sangonis (34725).

ARTICLE 2 : OBJET

Les présentes conditions générales de prestation de service ci-après dénommées « CGPS », ont pour objet la détermination des droits et des obligations de l’entreprise HELENE TOP ASSIST et de son Client dans le cadre des missions ponctuelles ou régulières qui lui sont confiées.

ARTICLE 3 : PRESTATIONS

Le Prestataire propose notamment les services suivants :

Gestion Administrative ;
Support en Ressources Humaines.

Le Prestataire s’engage à réaliser les prestations de service demandées par le Client conformément aux termes du devis.

Chaque demande de prestations de services adressée au Prestataire, par téléphone, par courrier ou par mail, donne lieu à l’établissement d’un devis gratuit et sans engagement.

Un devis destiné à présenter la nature des travaux, les délais d’exécution et de livraison, les tarifs, les conditions de règlement, les présentes « CGPS » ainsi que toute autre mention particulière, sera adressé au Client sous 48 heures après réception de la demande.

Les prestations de services sont conclues uniquement après acceptation du devis et des présentes « CGPS ».

Toute commande implique l’adhésion, sans réserve du Client à ces « CGPS », qu’il déclare avoir lues et comprises.

Le retour du devis daté, signé et portant la mention « Lu et Approuvé – Bon pour accord » sera considéré comme une commande ferme et définitive. La signature du devis implique également l’acceptation de ces « CGPS ». En cas de litige, le devis signé, les « CGPS » et la copie des travaux exécutés constitueront la preuve de l’accord entre les deux Parties.

ARTICLE 4 : COLLABORATION

Le Client s’engage à fournir au Prestataire, dans les délais requis, tous documents, renseignements et informations nécessaires à la bonne réalisation des prestations. En outre, le Client certifie posséder les droits de propriété intellectuelle et les autorisations administratives des pièces exploitées par le Prestataire dans le cadre de la mission confiée. Le Client s’engage à n’utiliser les services du Prestataire qu’à des fins strictement licites.

Le Prestataire se réserve le droit de refuser toutes les prestations qui seraient contraires aux lois et règlements en vigueur et aux bonnes mœurs.

Les prestations de HELENE TOP ASSIST sont réalisées au lieu de domiciliation. A titre exceptionnel et sous certaines conditions, les prestations peuvent avoir lieu dans les locaux du Client. Lesdites conditions seront préalablement établies par le Prestataire et soumis au Client. Dans ce dernier cas, le Client s’engage à mettre à la disposition du Prestataire le matériel nécessaire à la bonne réalisation de la mission confiée.

ARTICLE 5 : OBLIGATIONS

5.1 OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE

Le Prestataire s’engage à tout mettre en œuvre pour assurer le bon déroulement de la prestation. A ce titre, il s’engage à faire tout son possible pour que la réalisation de la prestation se fasse avec professionnalisme.

Le Prestataire s’engage à ne pas divulguer toute donnée à caractère personnel et/ou professionnel qu’elle aurait reçu dans le cadre de sa mission de la part du Client.

En outre, le Prestataire s’engage à faire part de toutes observations qui lui paraissent opportunes au regard des règles de l’art sur la prestation confiée et à tenir le Client informé de tout changement qui pourrait subvenir au cours de la prestation. Ces observations se feront par mail et/ou par courrier dans un délai raisonnable.

Ses engagements constituent une obligation de moyens au terme de laquelle les prestations seront exécutées dans le strict respect des règles professionnelles et conformément aux conditions du contrat.

5. 2 OBLIGATIONS DU CLIENT

Afin de faciliter la bonne exécution des prestations, le Client s’engage à :

– fournir au Prestataire des informations et documents complets, exacts et dans les délais nécessaires sans qu’elle soit tenue d’en vérifier le caractère complet ou l’exactitude ;

– prendre les décisions dans des délais fixés et d’obtenir les approbations hiérarchiques nécessaires ;

– désigner un correspondant investi d’un pouvoir de décision ;

– faire en sorte que les interlocuteurs clés et le correspondant soient disponibles tout au long de l’exécution des prestations ;

– avertir directement le Prestataire de toute difficulté éventuelle relative à l’exécution des prestations ;

– solliciter le Prestataire en cas de doute ou incompréhension sur le travail fourni ;

– communiquer ses identifiants et mots de passe s’il souhaite que le Prestataire utilise un logiciel accessible en ligne. Le cas échéant, le Client doit payer l’ajout d’un utilisateur pour que le Prestataire puisse utiliser le logiciel et répondre à la demande du Client.

ARTICLE 6 : DÉLAI DE LIVRAISON

Le Prestataire s’engage à proposer les délais les plus adaptés à la demande du Client dans la mesure de ses disponibilités. Les délais de livraison lors de la signature du devis sont donnés à titre indicatif et le Prestataire se réserve le droit de modifier ces délais en cas de force majeure. En cas de modification des délais, le Prestataire en informera le Client par tous moyens dans les plus brefs délais.

Le Client dispose d’un délai de soixante-douze (72) heures à compter de la date de réception des travaux pour émettre des réserves et/ou réclamations par courrier ou par mail avec accusé de réception de la part du Prestataire. Passé ce délai, les travaux seront réputés conformes à la commande et aucune réclamation ne sera admise. Les réserves et/ou réclamations du Client sont actées dès lors que le prestataire accuse réception du courrier et ou du mail.

ARTICLE 7 : REGLEMENT

7. 1 TARIFS

Les tarifs sont fixés par le Prestataire et communiqués au Client. Le Prestataire se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Cette modification n’impacte pas les prestations en cours de réalisation.

Les tarifs seront majorés notamment d’éventuels frais d’affranchissement, d’impression, de fournitures particulières. Ces frais particuliers entraineront la demande d’une provision payable par le Client au moment de la signature du devis. Le paiement de cette provision s’effectuera par virement sur le compte bancaire transmis au Client avec le Devis.

Conformément à l’article 293B du Code Général des Impôts, la TVA est non applicable, les montants sont donc exprimés en Hors Taxe.

7. 2 MODALITÉS DE RÈGLEMENT

Les prestations réalisées par le Prestataire sont payables, à réception de la facture par virement bancaire dans le compte indiqué au préalable au Client

Aucun escompte n’est applicable en cas de paiement anticipé.

Pour des commandes supérieures à un montant total de cinq cents (500) euros, un acompte de 30% du montant total figurant sur le devis devra parvenir au Prestataire par virement bancaire à partir de la signature du devis afin que la prestation puisse démarrer.

7. 3 PENALITES DE RETARD

A défaut de paiement total ou partiel des prestations exécutées dans les 5 jours de l’échéance de paiement, le client doit verser au Prestataire, une pénalité de retard au taux de 10 %. Cette pénalité est calculée sur le montant hors taxes de la somme restante due et court à compter de la date d’échéance sans qu’aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire.

A cette pénalité de retard pourrait s’ajouter une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement conformément aux articles L 441-9, I, alinéa 5 et D 441-5 du Code de commerce.

Au surplus, le Prestataire sera fondé à suspendre l’exécution des prestations jusqu’à règlement complet de la facture impayée sans que cette inexécution puisse être considérée comme lui étant imputable.

7. 4 CLAUSE RESOLUTOIRE

Si dans les quinze (15) jours qui suivent la mise en œuvre de la clause « Pénalités de retard », le Client ne s’est pas acquitté des sommes restantes dues, la prestation de service sera résolue de plein droit et ouvrira droit à l’allocation de dommages et intérêts au profit du Prestataire.

ARTICLE 8 : DROIT DE RÉTRACTATION ET RESILIATION

Dans le cas où la mission n’a pas encore débuté, un droit de rétractation est accepté dans la limite de sept (7) jours ouvrables à compter de la date de la signature du devis confirmant la commande.

Si le Client décide d’exercer son droit de rétractation, il devra en informer le Prestataire par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si le Client décide de résilier une commande en cours de réalisation, il s’engage à en informer le Prestataire par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la part de prestation déjà effectuée est considérée comme due et le Client s’engage à régler le montant de cette facture à réception de celle-ci. Ce paiement n’exclut pas la possibilité pour le Prestataire de demander des dommages et intérêts pour les dommages subis du fait de cette résiliation.

ARTICLE 9 : RESPONSABILITÉ

De convention expresse entre les parties, le Prestataire n’est soumis qu’à une obligation de moyens et sa responsabilité ne porte que sur le non-respect de cette obligation.

Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour préserver les documents et fichiers informatiques confiés pas le Client. Cependant, en raison des risques de détérioration liés à ce type de support, il appartient au Client de se prémunir, par tous les moyens à sa convenance, contre ces dommages. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable d’erreurs commises par des tiers.

Le Prestataire ne pourra être tenu responsable des incompatibilités informatiques dues aux versions de logiciels ou système d’exploitation utilisés par le Client.

ARTICLE 10 : CAS DE FORCE MAJEURE

La responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes découle d’un cas de force majeure.

À ce titre, la force majeure s’entend, au sens de l’article 1218 du code civil, comme tout « événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur ». Ainsi, le Prestataire n’est pas responsable, notamment en cas d’accident, d’incendie, d’inondation, d’interruption de la fourniture d’énergie, de matières premières ou de matériels, ainsi qu’en cas de grèves totales ou partielles de toute nature entravant la bonne marche des activités du prestataire, telles que les grèves de transports, des services postaux, des fournisseurs en énergie, des télécommunications, etc.

La survenance d’un cas de force majeure a pour effet de suspendre l’exécution par le Prestataire des obligations contractuelles du devis, de la commande ou des présentes « CGPS ». Si cet événement empêche de façon définitive l’exécution des obligations du Prestataire, la relation contractuelle sera purement et simplement résilié à l’initiative de la partie la plus diligente.

ARTICLE 11 : CONFIDENTIALITÉ

Chacune des parties s’engage à ne pas divulguer les informations confidentielles reçues de l’autre partie. Les informations confidentielles s’entendent des informations de toute nature, visuelles ou orales, sur quelque support que ce soit, relatives à la structure, l’organisation, les affaires, les politiques internes diverses, les projets et le personnel de chacune des parties.

Sous réserve des exceptions visées ci-après, la présente obligation de confidentialité produira ses effets pendant une durée de 3 ans suivant le terme des prestations.

Ont également un caractère confidentiel, le contenu des prestations ainsi que les rapports, courriers, informations, notes, devis, fournis par le Prestataire au cours de l’exécution des prestations. Ces documents sont communiqués pour un usage strictement interne et à la condition de ne pas les divulguer à des tiers ni de les annexer à un document qu’il serait amené à produire.

Si le Client souhaite que tout ou partie de ces documents soient divulgués à/ou utilisés par un tiers, il doit en demander l’autorisation préalable par écrit au Prestataire. Des modalités applicables à cette divulgation seront alors fixées de commun accord entre le Prestataire et le Client.

Sous réserve de ses obligations en matière de confidentialité, le Prestataire se réserve le droit d’exécuter des prestations pour des entreprises concurrentes de celle du Client.

ARTICLE 12 : PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la réglementation RGPD et à la loi relative à la protection des données personnelles, le Prestataire s’engage à réaliser une sauvegarde de l’ensemble des données personnelles recueillies au cours de la prestation et à les conserver sous format informatique sur son propre ordinateur (non relié à un réseau ou à un serveur) durant toute la durée de la collaboration avec le Client.

Dans le cadre de ses prestations et notamment dans la gestion administrative du personnel, le Client s’engage à mettre à disposition du Prestataire tous documents obligatoires (Convention Collective, Affichage obligatoire…) et autres supports mis en place au sein de la structure (livret d’accueil, organigramme, base de données des salariés, nom des centres médicaux, politique d’entreprise, procédures…).

Ces données peuvent être enregistrées par le Prestataire avec le consentement du Client.

Aussi, afin de respecter les obligations légales, le Prestataire peut avoir besoin de communiquer certaines Données à Caractère Personnels en matière d’établissement de déclaration auprès des organismes sociaux (DSN) et fiscaux.

Cependant, le Client peut demander, à tout moment, au Prestataire de modifier ou supprimer des données personnelles qui concerneraient un Client de son entreprise par courrier recommandé avec accusé de réception ou par mail avec accusé de réception. Dans ce cas, le Prestataire s’engage à supprimer ou à détruire de façon définitive les données personnelles et/ou professionnelles concernées.

Le Client reconnaît et accepte que le Prestataire ne saura être tenu pour responsable de toute perte, dommage, frais ou préjudices occasionnés par la perte, le retard, l’interception, le détournement ou l’altération de tout courrier électronique causés par un fait quelconque. De manière générale, les parties s’engagent à respecter la réglementation applicable à la protection des données personnelles et notamment le registre RGPD mis en place dans chacune des deux entreprises.

Le Prestataire conservera les documents originaux qui lui auront été remis, et les restituera au Client, sur sa demande. Tous les documents, donnés ou informations, que le Client aura fourni, resteront sa propriété. Le Prestataire conservera une copie des seuls documents nécessaires à la constitution de ses dossiers de travail. Les documents de travail préparés dans le cadre des prestations sont la propriété du Client et sont couverts par le secret professionnel.

ARTICLE 13 : MODIFICATION DES CONDITIONS GENERALES

Le Prestataire se réserve la possibilité de modifier ses Conditions Générales à tout moment. Dans ce cas, les conditions applicables seront celles en vigueur à la date de la signature du devis. Cette modification n’impacte pas les prestations en cours.

ARTICLE 14 : LOI APPLICABLE ET JURIDICTION COMPETENTE

Les présentes « CGPS », et tous les actes et conséquences qui en découleront sont soumis, de convention expresse, à la législation française.

Par ailleurs, il est expressément convenu qu’en cas de différend survenant à l’occasion de l’interprétation, de l’exécution ou de la cessation des présentes « CGPS » ou s’y rapportant, y compris toute question relative à l’existence, la validité ou la résiliation de celles-ci, les Parties rechercheront, dans un premier temps, à la diligence de l’une d’entre elle, une solution amiable.

Si aucune solution amiable n’est trouvée dans un délai de Deux (2) mois, le Tribunal de Grande Instance de Montpellier sera compétent pour régler ledit différend.

Dans l’hypothèse où un conflit d’intérêt ou une problématique d’indépendance surviendrait au cours de l’exécution des prestations, le Prestataire en fera part immédiatement au Client et recherchera avec lui la solution la plus adaptée à la situation dans le respect des règles applicables. Plus particulièrement, si une modification de la réglementation ou des normes professionnelles interdisait au Prestataire de poursuivre ses prestations, il mettra à la disposition du Client le résultat des prestations ainsi que tous documents nécessaires à leur finalisation, y compris ses documents en l’état, et ce afin d’en faciliter la poursuite par un tiers.

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